Handleiding App Verlof

Om optimaal gebruik te maken van de app Verlof in Staff Support, biedt deze documentatie een duidelijke procesbeschrijving. U vindt hier handleidingen voor de inrichting van de app en specifieke werkinstructies voor de gebruikers binnen uw organisatie. Deze informatie helpt u om volledig inzicht te krijgen in het verlofproces, van het aanvragen en goedkeuren van verlof tot het registreren en beheren van afwezigheden.

1. Rolverdeling 2. Rechten toekennen 3. Instellingen 4. Verstrekken 5. Aanvragen 6. Beoordelen 7. Rapporteren 8. Correcties FAQ
Steps 1 Steps 3 Steps 5 Steps 7 Steps 9
Steps 2 Steps 4 Steps 6 Steps 8 Steps 10
Support - Handleidingen - Verlof

Stap 1: Rolverdeling

Een effectief verlofbeheer begint bij het duidelijk vastleggen van taken en verantwoordelijkheden: wie doet wat, wanneer en hoe.

Bij het inrichten van de app Verlof moet je de volgende rollen en verantwoordelijkheden definiëren:

  • Wie registreert de verlofaanvragen?
  • Wie controleert en keurt de verlofaanvragen goed?
  • Wie voert de eindcontrole uit en sluit de registratie af?
  • Wie rapporteert of heeft toegang tot rapportages?
  • Wie is verantwoordelijk voor het doorzetten van de verlofgegevens naar de salarisadministratie?
  • Wie beheert de instellingen van de verlofapp?

Het vastleggen van deze rolverdeling is cruciaal voor een soepel werkproces. Wij adviseren het gebruik van een RACI-tabel mocht je twijfelen welke verantwoordelijkheden er bij welke functie hoort.

Door het werkproces op deze manier te structureren, weet iedere functionaris precies wat er van hem of haar verwacht wordt, op welk moment en op welke manier.

Handige links

Stap 2: Rechten toekennen

Nadat je hebt vastgesteld welke functionaliteiten iedere medewerker nodig heeft, is het tijd om de juiste gebruikersrechten toe te kennen. Dit wordt gedaan door het instellen van gebruikersgroepen binnen de app Verlof. Hier zijn de beschikbare gebruikersgroepen:

  • Medewerker Verlof: Voor medewerkers die hun eigen verlofaanvragen willen indienen en beheren.
  • Afdelingsmanager Verlof: Voor managers die verantwoordelijk zijn voor het goedkeuren van verlofaanvragen binnen hun afdeling.
  • Regiomanager Verlof: Voor regiomanagers die verlofaanvragen op regionaal niveau beheren en goedkeuren.
  • Organisatiemanager Verlof: Voor organisatiemanagers die een overzicht hebben van verlofaanvragen op organisatieniveau en algemene goedkeuringen geven.

Volg deze stappen om de rechten in te stellen:

  1. Navigeer naar: Beheer > Gebruikers > Gebruikers bewerken > Beheer.
  2. Selecteer de juiste gebruikersgroep voor elke medewerker op basis van hun rol en verantwoordelijkheden binnen de organisatie.
  3. Ken de bijbehorende rechten toe aan elke gebruikersgroep om te zorgen dat medewerkers toegang hebben tot de relevante functionaliteiten en gegevens die zij nodig hebben.

Elke medewerker ontvangt de specifieke rechten die hen in staat stellen om hun verantwoordelijkheden effectief uit te voeren. Rechten kunnen op elk moment worden aangepast, bijvoorbeeld wanneer een medewerker een andere functie krijgt.

Twijfel je over welke gebruikersgroep het beste past bij een specifieke rol? Raadpleeg dan het overzicht met rolomschrijvingen en gebruikersgroepen.

Handige links

Stap 3: Instellingen beheren

Om de app Verlof optimaal te configureren, ga je naar de instellingenpagina waar je de verlofopties kunt beheren. Volg deze stappen om de verlofinstellingen te beheren:

  1. Navigeer naar: Planning en Uren > Verlof > Instellingen > Verlof.

  2. Verlofuitsluitingen en Verloftypes:

    • Verlofuitsluitingen toevoegen: Voeg eventuele uitzonderingen of regels toe die van toepassing zijn op specifieke verlofsoorten binnen je organisatie.
    • Verloftypes invoeren: Voeg de verschillende verloftypes toe die je in jouw organisatie gebruikt. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:
      • ATV (ArbeidsTijdVerschil)
      • Bijzonder betaald verlof
      • Bijzonder onbetaald verlof
      • Compensatieverlof
      • Kort verzuim
      • TVT (Tijd voor Tijd)
      • Vakantieverlof
      • Zomersluiting
      • Zwangerschapsverlof

  3. Instellingen per Verloftype:

    • Aanvraaginstellingen: Geef per verloftype aan of het verlof moet worden aangevraagd door de medewerker.
    • Goedkeuringsinstellingen: Geef aan of het verlof moet worden goedgekeurd door een manager of verantwoordelijke persoon.

  4. Opslaan:

    • Zorg ervoor dat je alle wijzigingen opslaat door op de “Opslaan” knop te klikken, zodat de instellingen correct worden toegepast en je medewerkers de juiste verlofopties kunnen zien en aanvragen.

Door de verlofinstellingen zorgvuldig te beheren, zorg je ervoor dat alle verlofaanvragen en -goedkeuringen soepel verlopen en voldoen aan de beleidseisen van je organisatie.

Handige links

Stap 4: Verlof verstrekken

Bij het verstrekken van verlofuren in de app Verlof kun je dit zowel voor vast personeel als voor oproepkrachten doen. Bovendien is het mogelijk om dit proces collectief uit te voeren, wat tijd bespaart en zorgt voor een efficiënte verwerking.

Voor Vast Personeel

  1. Navigeer naar: Planning en Uren > Verlof > Invoeren / Bewerken > Collectief verlof verstrekken.

  2. Verlofuren Verstreken:

    • Selecteer het Jaar: Kies het jaar waarvoor je de verlofuren wilt verstrekken.
    • Kies het Type Verlof: Selecteer of je vakantie- of ATV-uren wilt verstrekken.
    • Verdeelsleutel: Bepaal hoe het jaarsaldo verdeeld moet worden (per maand, per jaar, of per 4 weken). De optie “per maand” is het meest gebruikelijk.
    • Selecteer de CAO: Dit is optioneel. Laat dit veld leeg om medewerkers met alle CAO’s te tonen.
    • Medewerkers Selecteren: Geef aan wie de verlofuren ontvangen door de betreffende medewerkers aan te vinken. Wil je bepaalde medewerkers uitsluiten, vink deze dan uit.
    • Klik op de knop “Collectief verlof verstrekken” om het saldo te verstrekken.

  3. Tips:

    • Controleer Medewerkers: Mis je bepaalde medewerkers? Dit kan betekenen dat zij al verlofuren hebben ontvangen. Raadpleeg de handleiding voor het opnieuw verstrekken van verlofuren om dit te corrigeren.
    • Verrekening Controle: Als alle verlofuren in één keer worden toegekend in plaats van verspreid over het jaar, controleer dan of je de verdeelsleutel correct hebt ingesteld op “Per maand”. Als dit niet juist is ingesteld, kun je de uren individueel corrigeren met behulp van de optie “Verlofuren opnieuw verstrekken”.

Voor Oproepkrachten

  1. Navigeer naar: Planning en Uren > Verlof > Invoeren / Bewerken > Collectief > Oproep-ATV.

  2. Verlofuren Verstreken:

    • Zoek Organisatie: Gebruik de zoekbalk om de gewenste organisatie te vinden.
    • Selecteer Periode: Kies een periode of voer een start- en einddatum in.
    • Filteropties: Filter op type Vakantiedagenopbouw en op invalkracht ja/nee/alles. Als je slechts voor één specifieke medewerker wilt verstrekken, zoek je die medewerker op om alleen haar rapport te tonen.
    • Genereer Rapport: Klik op “Genereer het rapport” om een overzicht te krijgen van de verlofuren.
    • Selecteer Medewerkers: Vink de medewerkers aan aan wie je de opbouw wilt toekennen.
    • Voer Ingreep Uit: Klik op de knop “Voer ingrepen uit” om de uren toe te wijzen.

  3. Legenda:

    • Factor: Het percentage vakantie-uren dat over de gewerkte uren wordt berekend. Dit kan variëren afhankelijk van of de medewerker invalkracht is.
    • Gew. Uren: Het aantal gewerkte uren in de geselecteerde periode.
    • Vak. Recht: Het aantal vakantie-uren waar de medewerker recht op heeft, berekend als factor vermenigvuldigd met het aantal gewerkte uren.
    • Bestaand: Toont of er al eerder vakantie-uren zijn toegekend in deze periode.
    • Nieuw: Toont de nieuwe opbouw na het uitvoeren van de ingreep. “Geen actie” betekent geen geregistreerde uren of dat de medewerker niet is aangevinkt.
    • Opmerking: Toelichting bij de salarisgegevens.

  4. Tips:

    • Spaaruren: Indien van toepassing, kies voor het type Overuren (TVT) om het saldo van spaaruren en overuren over te nemen.
    • Verwijder Bestaande Ingrepen: Gebruik deze optie om eerder toegekende uren in de geselecteerde periode te wissen en nieuwe opbouw toe te voegen, bijvoorbeeld voor het corrigeren van fouten.

Door gebruik te maken van de collectieve functies in de app Verlof, kun je efficiënt verlofuren toekennen en beheren voor zowel vast personeel als oproepkrachten, waardoor de administratieve last aanzienlijk vermindert.

Handige links

Stap 5: Verlof aanvragen

Medewerkers kunnen verlof aanvragen via de pagina Planning en Uren > Verlof > Mijn Verlof. Deze pagina stelt medewerkers in staat om vakantie of andere verloftypes aan te vragen, waarna de aanvragen ter goedkeuring bij de verlofmanager terechtkomen. Na goedkeuring worden de uren vastgelegd in het rooster en/of de urenregistratie.

De pagina is verdeeld in vier onderdelen:

1. Vakantie Aanvragen

Om een verlofaanvraag in te dienen:

  1. Kies het Type Verlof: Selecteer het verloftype dat je wilt aanvragen, zoals vakantie, TVT, onbetaald verlof, etc.
  2. Selecteer de Verlofdata: Kies de eerste en laatste dag van je verlofperiode.
  3. Reken de Uren uit: Klik op de calculator om automatisch het aantal verlofuren te berekenen.
  4. Voer een Opmerking in: Voeg eventueel een opmerking toe.
  5. Indienen: Klik op de knop “Aanvraag indienen” om je verzoek te versturen.

Bij het indienen van een aanvraag moet je de volledige verlofperiode aangeven. De uren worden op basis van je contractverplichting en de kalenderdagen berekend. Houd er rekening mee dat je verplicht een aantal uren moet invoeren; een melding verschijnt als je “0” uren probeert aan te vragen.

2. Saldi

Het saldo-overzicht biedt inzicht in je huidige verlofsaldi, en is verdeeld in de volgende onderdelen:

  • Begin: Het beginsaldo na overname van saldi uit de vorige periode.
  • Opbouw: De opbouw tot en met het einde van de vorige maand.
  • Opname: Afschrijving door geregistreerde activiteiten zoals VAK, ATV, en TVT.
  • Saldo t/m Einde Vorige Maand: Het saldo aan het einde van de vorige maand.
  • Opbouw Huidige Maand: Opbouw vanaf het begin van de huidige maand tot het einde van het kalenderjaar.
  • Saldo Tot Jaareinde: Het verwachte saldo tot het einde van het jaar.
  • Go Button: Navigeert naar het overzicht voor het betreffende jaar.

3. Overzicht Vakantie Aanvragen

In het overzicht van vakantieaanvragen zie je een tabel met details van je aangevraagde verloven. Dit overzicht toont:

  • Aangevraagde Uren: Het aantal uren dat je aanvankelijk hebt aangevraagd.
  • Geregistreerde Uren: Het aantal uren dat daadwerkelijk is geregistreerd.
  • Datum van Aanvraag: De datum waarop de aanvraag is ingediend.

De status van een aanvraag kan één van de volgende zijn:

  • Aangevraagd: De aanvraag wacht op beoordeling door de verlofmanager.
  • Goedgekeurd: Het verlof is goedgekeurd en de uren zijn ingepland.
  • Geconsumeerd: Het verlof is opgenomen.
  • Afgekeurd: De verlofmanager heeft de aanvraag afgekeurd.

4. Vakantiekaart

De vakantiekaart biedt een grafische weergave van de maandkalender per afdeling. Hierop zijn alle ingeplande en aangevraagde verloven zichtbaar.

  • Aangevraagde Verloven: Nog te beoordelen aanvragen worden transparant weergegeven.
  • Goedgekeurde Verloven: Goedkeurde en ingeplande aanvragen worden volledig zichtbaar weergegeven.

Afhankelijk van de instellingen in het medewerkersloket kunnen medewerkers ook de vakantiekaarten van andere afdelingen of de hele organisatie inzien.

Handige links

Stap 6: Verlof beoordelen

Verlofaanvragen van medewerkers worden beoordeeld via de pagina Planning en Uren > Verlof > Invoeren / Bewerken > Vakantie Goedkeuren. Zodra een medewerker een verlofaanvraag indient, ontvangt de verlofmanager een notificatie en kan de aanvraag in de backoffice goedgekeurd worden.

Stappen om een vakantieaanvraag goed te keuren:

  1. Navigeer naar de Pagina: Ga naar de pagina “Vakantie Goedkeuren”.
  2. Filter op Afdeling: Selecteer de juiste afdeling om de aanvragen te filteren.
  3. Selecteer de Aanvraag: Klik op de betreffende vakantieaanvraag.
  4. Controleer de Uren: Vergelijk de aangevraagde uren met de uren die in het rooster en de urenregistratie worden opgeslagen.
  5. Goedkeuren: Als alles klopt, klik op de knop “Goedkeuren” om de aanvraag definitief vast te leggen.

Let op:

  • Zodra een verlofaanvraag is goedgekeurd, worden de uren automatisch verdeeld en ingepland in het rooster en de urenregistratie.
  • Is de urenregistratie al afgesloten of zijn de uren al gefiatteerd, dan kan de aanvraag niet meer worden aangepast.

Handige links

Stap 7: Verlof rapporteren

Onder Planning en Uren > Verlof > Rapporten heb je toegang tot diverse rapporten om inzicht te krijgen in verlofgegevens binnen je organisatie. Deze rapporten bieden gedetailleerde informatie op verschillende niveaus, zoals per medewerker, afdeling, regio of de gehele organisatie.

Beschikbare Rapporten:

  • Status Uitgebreid per Medewerker: Geeft een gedetailleerd overzicht van de verlofstatus van elke medewerker.
  • Vakantie: Specifiek overzicht van aangevraagde en opgenomen vakantiedagen.
  • Verlof Rapport per Medewerker: Toont het verlofverbruik per individuele medewerker.
  • Verlof Rapport per Afdeling: Geeft inzicht in het verlofverbruik binnen een specifieke afdeling.
  • Verlof Rapport per Regio: Overzicht van verlof op regionaal niveau.
  • Verlof Rapport per Organisatie: Biedt een totaaloverzicht van het verlofverbruik binnen de gehele organisatie.
  • TVT, ATV, Spaaruren Overzicht: Rapporten die specifieke verloftypes zoals Tijd voor Tijd (TVT), Arbeidstijdverkorting (ATV), en spaaruren in kaart brengen.
  • Verlof Totaal: Samenvatting van alle verlofgerelateerde gegevens binnen de organisatie.

Deze rapporten helpen je om snel en eenvoudig de verlofstatus en het verlofverbruik te monitoren en te beheren, wat essentieel is voor een efficiënte personeelsplanning.

Handige links

Stap 8: Correcties uitvoeren

Bij het beheren van verlof kan het voorkomen dat er correcties nodig zijn, bijvoorbeeld als er fouten zijn gemaakt bij de registratie of goedkeuring van verlof. Onder Planning en Uren > Verlof > Invoeren / Bewerken kun je deze correcties uitvoeren.

Stappen voor het uitvoeren van verlofcorrecties:

  1. Navigeren naar de juiste pagina: Ga naar Planning en Uren > Verlof > Invoeren / Bewerken om de verlofregistraties te openen.
  2. Selecteer de Medewerker: Zoek de medewerker waarvoor je een correctie wilt uitvoeren.
  3. Aanpassen van Verlofgegevens: Klik op de verlofregistratie die je wilt corrigeren. Hier kun je bijvoorbeeld:
    • De verlofperiode wijzigen.
    • Het type verlof aanpassen.
    • Verlofuren toevoegen of verwijderen.
  4. Opslaan van Correcties: Na het aanbrengen van de nodige wijzigingen, sla je de correcties op. De verlofgegevens worden direct bijgewerkt in het systeem.

Let op:

  • Zorg ervoor dat je zorgvuldig controleert of de ingevoerde correcties overeenkomen met de daadwerkelijke situatie van de medewerker.
  • Correcties kunnen invloed hebben op de saldo’s van verlofuren, dus het is belangrijk om na de correctie de relevante rapporten te raadplegen om te verifiëren dat alles correct is bijgewerkt.

Correcties zijn essentieel om ervoor te zorgen dat de verlofregistratie nauwkeurig blijft, wat cruciaal is voor een betrouwbare personeelsadministratie.

Handige links

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen over onze app Verlof.

Hoe bouw ik achteraf alsnog het verlof op voor een medewerker?

Dit kan op 2 manieren, je kan namelijk de stappen van het collectief toekennen doorlopen en alleen de gewenste medewerker selecteren. Of het eenvoudiger alternatief is het gebruik van de “Opnieuw verstrekken” optie. Hoewel deze opnieuw heet, kan je deze ook gebruiken indien het nog nooit is uitgevoerd.

Hier gaat niets mis. Een verlof geval betekent dat er verlof is aangevraagd en/of is goedgekeurd. Indien een medewerker alleen verlof heeft aangevraagd komt dat hier ook te staan.

De medewerker heeft hiermee namelijk de intentie uitgesproken om niet te komen werken die periode. Indien het verlof nog niet is goedgekeurd wil je tijdens het plannen er nog wel van op de hoogte zijn iemand niet van plan is om te komen.

Moet de medewerker toch komen werken? Dan moet het verlof nog worden afgekeurd. Wordt het goedgekeurd, dan blijft het uitroepteken staan.

Neem contact op met onze Support afdeling.